如何建立具体的员工档案:
建立详细的员工档案需要参考:
1.员工登记表
2.背景调查(适合签订保密协议人员)
3.应聘资料
4.身份证复印件
5.户口本复印件
6.学位证书复印件
7.学历证书复印件
8.照片
9.退工单/离职证明
10.劳动合同
11.保密协议
12.职业病危害告知书
13.员工手册签收回执
14.职业资格证书复印件
15.社会累计工龄核定资料
下面是一些注意事项:在填写了入职登记表,签订了劳动合同之后,每个员工会给一个工号,按照工号正式建立人事档案,更新员工花名册。员工档案除了纸质的,还有Excel表格,每个员工都要跟踪记录入职岗位和时间,劳动合同期限,社会保险办理情况,试用期评估情况,岗位和职级调动情况,年度工作考核情况,直至该员工离职为止。
员工的档案应该放在哪里
私企没有人事管辖权,无权接受个人档案,应存放有资质的档案保管机构,如人才流动服务机构(人才流动服务中心)。
对于社保制度建立之后参保的新人来说,社保机构会根据你的实际缴费年限等因素计算养老金,而档案里一般都没有视同缴费年限的记载,所以个人档案一般只是例行审阅,并无实质影响。
1 全体员工人事管理档案的建立、管理工作由人力资源部人事管理专员负责,各人力资源派驻机构或人员应在其指导下完成所属单位中层及以下员工的人事管理档案的建立、更新工作。
2 员工的人事资料由员工所在部门负责收集,并填写《人事(管理)档案资料移交清单》移交人力资源部。
3 公司员工的人事管理档案,必须是一级部部长(含)以上的领导在其所属员工晋升、奖惩、异动、了解基本情况时方有权调阅。
企业可以不接收员工档案吗:
答案是可以的,大部分企业不能自己管理人员档案,为避免托管费企业不接收人员档案。基本没有别的办法了。
1、缴纳社保保险的时候要求有个人档案(当然也有些地方的社保处不做强制性规定),若没有则不能进行参保,另外,即使能参保,到退休的时候退休金的领取是要到档案地办理,处理不好会影响退休;
2、各项奖励、荣誉不能进入档案;
3、不能进行职称评定。
员工档案存放管理办法:
1、建档:员工试用期间,人力资源部负责建档,员工试用期满后,将员工档案移交机要室保存。
2、编号:员工档案按员工姓氏拼单排序、按工号编号。
3、续录:员工在公司工作期间的应续录的的档案内容,由人事主管根据公司人事文件登记在员工档案《员工任期履历表》中,每年年底向机要室移交。
4、补录:员工聘用后,按国家法规应补录的内容,由人力资源部通知员工个人提供相关资料,收集后,移交到机要室。
5、查阅:人力资源部因工作,可随时查阅人事档案,各总监、部门经理经行政总监批准可查阅管辖范围内的员工档案;董事会成员、集团公司领导、总经理、行政人事总监可查阅全公司员工人事档案,其它人员查阅人事档案应经行政人事总监批准。