深圳市地方税务局关于印发征管档案资料管理办法的通知

[ 导读 ] 深地税发〔2004〕431号 深圳市地方税务局关于印发征管档案资料 管理办法的通知 各分局： 为进一步规范征管档案资料管理，确保征管基础资料的完整性、准确性、可靠性、及时性，充分发挥征管基础数据对优化税收征管的信息支持作用，市局经过广泛征求意见，制定

深地税发〔2004〕431号

深圳市地方税务局关于印发征管档案资料

管理办法的通知

各分局：

为进一步规范征管档案资料管理，确保征管基础资料的完整性、准确性、可靠性、及时性，充分发挥征管基础数据对优化税收征管的信息支持作用，市局经过广泛征求意见，制定了《深圳市地方税务局征管档案资料管理办法》（以下简称《档案管理办法》），现印发给你们，并提出以下意见,请一并遵照执行。

一、2004年5月1日后形成的征管资料，各分局要严格依照《档案管理办法》的要求立卷归档，确保有关数据及时、完整、准确地录入征管信息系统。市局将在年度考核中，对各分局的征管档案资料管理情况进行重点检查。

二、2001至2003各年度及2004年1至4月形成的征管档案资料，各分局要参照《档案管理办法》的要求，自2004年5月起，组织专门力量进行清理，务求应归档的纸质资料完整保存，并确保应录入的数据信息能够全面、准确的在征管信息系统反映。（一）对已归档的纸质资料，不必按《深圳市地方税务局征管档案资料管理目录》（以下简称《目录》）中“档案类别”和“具体资料”的规定进行调整；对现存属于《目录》中所要求的归档资料范围，但未归档的征管资料，应当对照《目录》，将归属同一档案类别的未归档资料采集整理，另行立卷后送归档。（二）按照《目录》中“信息录入”的规定，对照本单位现行档案管理实际，分析查找有可能漏录电子数据的环节并对其进行重点补录（具体录入事项按照征管业务规程和数据采集规范的要求执行）。2004年12月，市局将对此工作组织专项检查。

三、关于2000年度以前（含2000年度）所形成征管档案的处理，市局将另行安排。

四、此前我局有关规定与《档案管理办法》不一致的，按本办法执行。在贯彻执行中出现的情况和问题，请各分局及时报告市局。

二○○四年四月三十日

深圳市地方税务局征管档案资料管理办法

第一章 总则

第一条 为适应税收征管信息化、专业化的要求，规范征管档案管理，促进依法行政，充分发挥征管基础数据对优化税收征管的信息支持作用，根据《中华人民共和国税收征收管理法》、《中华人民共和国税收征收管理法实施细则》、《中华人民共和国档案法》和其他有关法律、法规的规定，特制定本办法。

第二条 税收征管档案资料，是指税务机关在税收征收管理活动中形成，并具有利用和保存价值的文字、图像、声像（包括：文件、凭证、报表、账册、案卷、软盘、光盘）等各种形式或载体的历史记录。

第三条 税收征管档案资料管理的内容主要包括：采集、整理、移交、归档、保管、调阅、销毁。

第四条 市局根据征管档案管理的需要，有计划地利用科学的管理模式和管理技术，改进全局征管档案管理，提高信息化水平，保证征管基础资料及其相关信息数据的完整性、准确性、可靠性和及时性。

第五条 基层单位包括各分局和税务所，应加强征管档案资料管理工作，建立和健全征管档案资料管理制度，确保每一项税收征管活动所形成资料完整、准确、系统、规范的保存。

各基层单位负责本单位业务范围内征管档案资料的管理。市局征收管理处对基层单位征管档案管理工作进行指导、监督和检查，政策法规处和稽查局协助。

各分局征管档案室的管理工作由办公室负责；相关部门征管档案资料的采集、整理、移交工作受有关业务科室指导和安排，具体为：登记分局的登记科、征管分局的征管科、检查分局（含稽查局）的审理科。

第六条 《深圳市地方税务局征管档案资料管理目录》明确了征管档案类别，并对档案资料的内容和顺序、信息录入环节和时限、资料移交环节和时限以及整理立卷方式做出了具体规定，各基层单位在征管档案资料管理中应当遵照执行。

征管资料归档前，各移交环节经办人必须确认其相关信息已按照深圳市地方税务局数据采集内部规范的要求录入税收征管信息系统。

第七条 各基层单位应按规定标准建立征管档案资料室和阅档室，实行两室分开，集中存放，统一保管，专人管理。分局级征管档案资料室按征管范围及管理户数分为大、中、小三种类型，大型专职管理人员为2-3人，中型为2人，小型为1人。税务所级征管档案资料室专(兼)职管理人员为1人。征管档案资料室、阅档室最低面积大型分别为200-250平方米、20平方米；中型为150-200平方米、15平方米；小型为100-150平方米、10平方米。税务所根据管理户数情况确定档案室及阅档室的面积，档案室50-100平方米，阅档室10平方米。

第八条 征管档案资料室管理人员的基本职责是：

（一）建立健全征管档案资料管理工作的各项规章制度；

（二）具体负责本单位征管档案的保管、查询及借阅登记、归还签收以及核销，协助征管资料的整理、立卷、分类归档；

（三）办理领导交办的其它档案业务工作。

第九条 征管档案资料室管理人员要热爱本职工作，遵纪守法，保守秘密，精通业务，熟悉税收政策，熟练掌握计算机操作技术，促使征管档案资料更好地为税收征收管理服务。

第二章 资料采集和信息录入

第十条 税收征管档案资料的采集由基层单位的各部门或岗位根据职责分工负责。采集的内容包括与纳税人涉税业务有关的各种表、证、单、书和征管工作中其他相关的资料。采集方式分为人工采集（纸质）和计算机采集（人工录入、光电录入、“点对点”通讯传输、电子信箱、网络传输）。

第十一条 声像材料的采集应当用文字方式标出摄像或录音的背景、对象、时间、地点、中心内容和制作人等，按时间顺序登记造册。

第十二条 在资料归档前，各基层单位和税务人员应当严格对原始数据和资料进行采集、归类和保管。

纳税人、扣缴义务人申报类资料，如纳税申报表、财务报表等，由受理部门采集和保管；申请类资料，如税务登记表、发票审批表等，由批准或核准的部门采集和保管；税务机关内部生成的资料，如税收统计表、税源调查表、各类税收清册台帐等，由制作部门采集和保管。其他各类征管资料由负责承办的部门采集和保管。

第十三条 征管资料所载有的信息应当按照规定的环节和时限录入税收征管信息系统。在确保征管基础信息及时、准确、完整录入后，相关岗位工作人员对征管资料按照规定整理，并送归档。

第三章 整理立卷和移交归档

第十四条 各部门采集、保管的原始资料，要按照规定的方式、时限和内容要求，定期进行整理装订立卷并移交给档案管理部门（详见《深圳市地方税务局征管档案资料管理目录》）。档案管理人员要按档案归档要求积极协助指导其装订立卷。具体整理立卷时间，根据征管资料来源的频密程度、重要程度、保存的难易程度确定。

第十五条 征管资料经各分局间、分局与市局之间流转的，除多联次文书可按要求保存相应联次外，其余资料应当由做出最终处理的单位在事项办结环节按规定录入信息并整理、立卷、送归档。

第十六条 征管档案资料按业务类型分为以下16大类：

（一）税务登记；

（二）申报征收；

（三）定额核定；

（四）委托代征；

（五）发票管理；

（六）外管证；

（七）审批、核准事项；

（八）认定、证明事项；

（九）欠税管理；

（十）税务检查约谈；

（十一）税务检(稽)查；

（十二）反避税；

（十三）税收保全与强制执行；

（十四）纳税担保；

（十五）行政复议与行政诉讼；

（十六）行政赔偿。

在各类型业务中采集的征管资料，按具体涉税事项划分为若干档案类别进行归集、整理。

第十七条 征管资料整理立卷的基本原则是，以涉税事项为基础，将一个纳税人某一涉税事项的所有资料归集为一份档案；根据涉税事项的性质和实际档案厚度，将同类别的数份档案合订为一本案卷，或者将一份档案装订为一本（或多本）案卷。具体整理立卷方式如下：

（一）一事一档，适量立卷。税务登记、申报征收、定额核定、委托代征、发票管理、外管证、审批核准事项、认定证明事项、欠税管理等涉税事项，对一个纳税人的一件涉税事项的所有资料归集为一份档案，同类别的若干份档案（办结时间相近的）可装订为一本案卷，每本案卷卷页保持在200至250页左右。

纳税申报表、财务报表按受理的时间顺序，并依录入人、电脑录入编号，分类按日装订立卷。按日装订立卷数量较多的，可依序分装成多卷，但要编上序号。

税务部门自制的各种调查表、统计表分类整理立卷。

（二）一案一档一卷。税务检查约谈、税务检(稽)查、反避税、税收保全和强制执行、纳税担保、行政复议和行政诉讼、行政赔偿等涉税事项，以一个纳税人一件涉税事项的所有征管资料归集为一份档案，单独立卷；同一税务检(稽)查案件中涉及税收保全或强制执行事项的，按顺序归集为一份档案。一份档案中资料过多难以装订成一卷的，可适当分拆立卷。

第十八条 装订立卷前，负责整理立卷的人员应当按照《深圳市地方税务局征管档案资料管理目录》，核对是否有应归档而未归档的资料，确保案卷资料完整。

第十九条 在装订立卷时，案卷各部分依案卷封面、卷内目录、卷内资料、卷内备考表、封底的顺序排列：

（一）以“一事一档，适量立卷”方式整理立卷的，案卷封面包括档案类别、起止件号、盒号、立卷时间、编制单位；以“一案一档一卷”方式整理立卷的，案卷封面包括纳税人名称、件号（案卷号）、盒号、保管期限、形成年度、立卷时间、编制单位。

案卷封面题名要打印或用黑色毛笔、钢笔书写，字迹工整、清晰。

（二）以“一事一档，适量立卷”方式整理立卷的，不必填写卷内目录;以“一案一档一卷”方式整理立卷的，卷内目录包括序号、资料名称、页号、备注,归档时要按顺序逐项填写，不得缺项。

（三）每一份档案内的资料应当按其内部联系、重要程度、问题或时间顺序科学排列，对密不可分的资料依次排列在一起，即：批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；文书在前，回证在后。

以“一事一档，适量立卷”方式整理立卷的，应当在每一份档案首页的右下方标注件号（顺序号），卷内同类别的若干份档案应当按件号，依序排列；以“一案一档一卷”方式整理立卷的，应当在卷内资料每一页的右上方（反面有内容的为左上方）编写页码。

（四）卷内备考表中包括本卷情况说明、立卷人、检查人等事项。

第二十条 案卷装订时应注意以下事项：

（一）拆除卷内资料上的金属物；

（二）对破损的资料要进行裱糊、修复，但不得破坏原件的完整；

（三）对靠近装订线的部分过窄或有字的要用纸加宽；

（四）装订资料的右边和下边要取齐。

第二十一条 各部门负责整理立卷的征管资料，应按照规定移送和交接，做到手续完备，层次分明，格式统一，字迹工整，装订整洁。

税务所的征管资料原则上由税务所保管，部分重要资料需移交分局保存的，由分局自行决定。

第二十二条 征管档案管理人员在收到有关科(组)交来的征管资料时应当清点和签收，以保证征管资料的完整、规范，分清各自职责。

征管档案管理人员收到征管资料以后，要进行整理和分类。整理和分类必须按照征管档案管理的分类原则，做到简单明晰、查询容易、资料完整、存取方便、安全保密、管理科学。

第二十三条 重点税源管理、个人所得税重点纳税人纳税档案等分户采集用于日常征收管理的纳税人基础征管资料，作为流动资料不移交，由主管科室自行保管。如果其中涉及属于《深圳市地方税务局征管档案资料管理目录》中要求移交归档的资料，则资料原件移交归档，纳税人基础征管资料中使用复制件或复印件。

第二十四条 发生下列情况的，税收征管档案管理部门应当办理移送手续，填写《纳税人税收征管档案资料移送清单》：

（一）市局指定移送；

（二）国、地税之间相互移送；

（三）基层税务机关向上级税务机关移送；

（四）其他。

第四章 保管、调阅和销毁

第二十五条 征管档案必须集中存放在专门的档案室里，征管档案室必须配置档案柜（架）、温湿机、除湿机、灭火器、空调等设备，具备防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等功能，确保税收征管档案的安全。征管档案室根据工作需要配备电脑、打印机和装订机等设备，阅档室必须悬挂档案管理借调用规定和档案管理人员职责。

对保存的各种征管档案资料要经常检查，发现破损和字迹失真的要及时修补、复制，保持资料的正确、完整、清晰。

第二十六条 征管档案的存放要充分考虑取用的方便性、合理性和科学性，实行电脑化管理。对接收的各类征管档案资料的摆放、排列、编号，应当区别业务类型、档案类别、归档年度，分别集中存放。

第二十七条 征管档案资料归档后，应当及时将其存放到档案盒里。若干本档案案卷可共用一个档案盒。档案盒上应注明起止件号或其它顺序号等，方便存取。纳税申报表、财务报表、调查表、统计表等可不装入档案盒，实行开放式存放。

第二十八条 征管档案资料在存放之前，应当按照所使用档案管理信息系统的要求，将相关信息（如：纳税人名称、电脑编码、档案类别、顺序号、组卷年度、保管期限、存放位置等）输入电脑。

第二十九条 档案管理员应当建立记载税收征管档案保管、统计、利用、鉴定、销毁、移送情况的全部卷宗。

第三十条 根据税收征管档案内容上的法律效力、形式上的多样性和形成过程中的连续性等特点确定保存期限：

（一）税收征管档案的保存期限一般为10年，其中税收报表档案为15年（另有规定的除外）。

（二）税务稽查档案中凡定性为偷税、逃避追缴欠税、抗税，伪造、擅自制造、出售、虚开、非法代开发票，私自制作、伪造发票监制章、发票防伪专用品等，并依法进行了行政处罚的案件，其案卷永久保存；一般税务行政处罚案件，其案卷保管期限为15年；只补税未进行税务行政处罚的案件或经查实给予办理退税的案件，其保管期限为10年。

（三）税务行政复议、应诉档案永久保存。

第三十一条 征管档案资料的查询，如只需看数据或状态，按照《深圳市地方税务局税收业务数据查询管理规定》执行。如需借阅原始资料，本单位（指深圳市地方税务局系统内）的，经分局办公室主任（税务所长）同意后，直接到档案室向档案管理员借阅，凡不属当时即查即还的，应履行简易调阅手续并及时归还；外单位的，按照《深圳市地方税务局税务查询实施办法》执行。

第三十二条 有下列情形之一的，可以调用征管档案资料：

（一）日常征管工作需要；

（二）检(稽)查需要；

（三）复议需要；

（四）诉讼需要；

（五）信访需要；

（六）其他特殊需要。

第三十三条 借阅和调用征管档案资料要有时间限制，具体可根据需要的时间，由借阅方与提供方协商确定，同时，要办理登记手续，用后要及时归还。超过期限未归还的，由档案管理员负责敦促归还。归还时要办理核销手续。

第三十四条 纳税人主管分局变更的，原主管分局保管的征管档案资料，不办理专门移交,现主管分局另行新建纳税人档案。新建档案的税务机关如要查看历史资料，可由信息管理部门通过数据库查询。要看原始资料，则应向原存档机关办理调阅手续。迁出地原主管税务机关必须完整保管好已迁出纳税人的征管档案，不得擅自销毁。

第三十五条 基层单位有撤销、合并情形的，其保管的征管档案应随同该单位的全部档案一并移交给指定的单位，并办理移交手续。

第三十六条 税收征管档案调阅者必须遵守有关规定，不得擅自复制、拆卷、涂损，不得转借他人，要注意保密，及时归还。

第三十七条 随着征管信息化推进以及电子档案的建立，各基层单位内部或本系统各单位、部门之间信息的查询可以通过网络形式实现信息共享，但应当根据信息管理和保密要求制定或明确查询条件和规则。

第三十八条 税收征管档案资料由征管档案室定期进行鉴定，对保管期限已满或失去保存价值的税收征管档案资料可以进行销毁。销毁时首先由经办人员登记造册，写出销毁档案报告，逐级报请有关领导审核批准后，指定两人以上监督销毁，并在销毁清册上签字。

注销企业的税收征管档案资料应继续存放保管，登记造册，到期后按销毁制度进行销毁。

第五章 过错责任

第三十九条 对在税收征管档案管理过程中，因过失或故意造成税收征管档案管理过错行为的人员，应当追究过错责任。过错追究形式为批评教育、责令补正、责令做出书面检查、通报批评、取消评选先进或优秀资格、扣发工资或岗位津贴。

第四十条 下列行为应当追究过错责任：

（一）未按照本办法规定的环节和时限进行信息录入或资料移交的；

（二）隐匿税收征管档案、不完整全面地移送档案资料；

（三）保管不善，造成税收征管档案毁损、遗失的；

（四）擅自销毁档案；

（五）未按规定保密；

（六）利用税收征管档案谋求私利；

（七）其他过错行为。

基层单位和税务人员发生上述行为的，其上级税务机关可根据危害程度、过错大小、情节轻重等追究相应的责任。

对过错机关和过错人员应当给予行政处分或者应当追究刑事责任的，依照有关法律、法规及规章的规定执行。

第六章 附 则

第四十一条 凡依法应送达纳税人的税务文书，其送达回证均必须附于该文书后，一并归档立卷。在涉税事项办理中开具的文书资料受理回执，应当附于原资料后一并归档。

在《深圳市地方税务局征管档案资料管理目录》中,“具体资料”前加“*”号的，为必备资料；加下划线的资料可视为主文书。

第四十二条 因市局征管规程或单项征管办法的修改造成征管资料的新增或修订时，各基层单位应当及时按修改后的征管规程或单项征管办法以及新规定的归档要求进行管理。

《深圳市地方税务局征管档案资料管理目录》应当根据税收征管业务的发展与变化，适时进行调整和完善，保证征管档案资料管理持续改进。

第四十三条 各分局可根据本管理办法的有关规定，结合本分局的实际情况，制定具体的操作办法，并报市局备案。因特殊情况需要在本办法基础上制定变通规定的，必须报市局审批。

第四十四条 本办法由深圳市地方税务局征收管理处负责解释。

第四十五条 本办法自2004年5 月1日起施行。

附件：深圳市地方税务局征管档案资料管理目录

深圳市地方税务局征管档案资料管理目录

业务

类型

档案

类别

序号

具体资料

信息录入

资料移交

整理

立卷

方式

录入环节

时限

移交环节

时限

一、

税务

登记

1.

设

立

登

记

1.1.1

1.1.2

1.1.3

1.1.4

1.1.5

1.1.6

1.1.7

*《税务登记表》

登记科（组）

受理之日起10个工作日内

登记科（组）

办结

后次

月20

日内

一事一档

适量立卷

*营业执照或其他核准执业证件的正(副)本复印件

*法定代表人（负责人）或业主的居民身份证、护照

或者其他合法证件的复印件

*房地产权属证明文件或房地产租赁合同及其他

证明复印件

有关合同、章程、协议书及批文复印件

组织机构统一代码证书的复印件

税务机关要求提供的其他资料

注：《税务登记补正资料通知书》登记科（组）留存，不归档。

2.

临

时 税

务

登

记

1.2.1

1.2.2

1.2.3

1.2.4

*《临时税务登记表》

管理（登记）科（组）

受理之日起10个工作日内

管理（登记）科（组）

注销

手续

办结

后次

月20

日内

《外出经营税收管理证明》

*营业执照或其他核准执业证件的正(副)本复印件、税务登记证复印件（企事业单位）；业主的居民身份证护照或者其他合法证件的复印件（个人）

房地产权属证明文件或房地产租赁合同

3.

变

更

登

记

1.3.1

1.3.2

*《变更税务登记表》

登记科（组）

受理之日起10个工作日内

登记科（组）

办结

后次

月20

日内

*变更后的营业执照或其他核准执业证件的正(副)本复印件

1.3.3

1.3.4

1.3.5

1.3.6

1.3.7

1.3.8

变更后的法定代表人（负责人）或业主的居民身份

证、护照或者其他合法证件的复印件

变更后的房地产权属证明文件和房地产租赁合同或

其他证明复印件

变更后的合同、章程、协议书及批文复印件

变更后注册资本的验资报告

变更后的基本存款帐户卡复印件

税务机关要求提供的其他资料

注：（1）旧税务登记证件由登记科（组）负责收回并登记造册，每半年移交一次到档案管理部门销毁。

（2）《税务登记补正资料通知书》登记科（组）留存，不归档。

4.

注

销

登

记

1.4.1

1.4.2

*《注销税务登记表》

登记科（组）

受理之日起10个工作日内

登记科（组）

办结

后次

月20

日内

《注销税务登记清税证明书》

注：旧税务登记证件由登记科（组）负责收回并登记造册，每半年移交一次到档案管理部门销毁。

5.

停（复）业登记

1.5.1

*《定期定额户停(复)业申请审批表》

注：(1)批准停业后，管理科（组）应收回税务登记证件、发票购领本并保存。

(2)逾期未办理复业手续且经确认为失踪户的，相关资料应于次月10内归档。